Popular
Ορισμός
Μη ανατεθειμένα δωμάτια στο πρόγραμμα μας είναι αυτά, στα οποία ναι μεν έχουν τοποθετηθεί κρατήσεις στη κατηγορία δωματίου που ανήκουν, αλλά ακόμη δεν έχει δοθεί σε αυτές κάποιο φυσικό δωμάτιο.
Αυτό μπορεί να συμβεί για 2 λόγους:
- είτε λόγω overbooking ( η κράτηση έχει περαστει αλλά δεν υπάρχει διαθέσιμο δωμάτιο να πέσει)
- είτε λόγω ότι δεν θέλουμε να ορίσουμε απο την αρχή κάποιο δωμάτιο
Σε κάθε μία απο τις δύο περιπτώσεις οι κρατήσεις θα εμφανιστούν σε συγκεκριμένο σημείο πάνω στο πλάνο με ένα μωβ στρογγυλό εικονίδιο και με τον ανάλογο αριθμό κρατήσεων που δεν έχουν ανατεθεί (πχ.
).
Πώς μπορώ να τις αναθέσω σε κάποιο δωμάτιο
Για να αναθέσετε κάποια απο τις κρατήσεις που υπάρχει πάνω στα μη ανατειθέμενα δωμάτια 1) πατάτε πάνω στις μη ανετειθέμενες κρατήσεις της ημέρας – 2) σας ανοίγει στα δεξιά μια καρτέλα με όλες τις κρατήσεις που θα μπορούσατε να βάλετε στα δωμάτια – πατάτε πάνω στη κράτηση που θέλετε να αναθέσετε και 3) έπειτα πατάτε το “Δωμάτιο #” για να επιλέξετε ποιό δωμάτιο θα δώσετε (αν θέλετε να μπεί αυτόματα σε όποιο διαθέσιμο δωμάτιο υπάρχει το αφήνετε στο αυτόματη ανάθεση). 4) Τέλος πατάτε “Ανάθεση”.
Αναφορά ” Μη ανατεθειμένα δωμάτια”
Μπορείτε να βρείτε τις μη ανατειθέμενες κρατήσεις της κάθε ημέρας και μέσα σε συγκεντρωτικό report.
Μεταβείτε : Υποδόχή > Μη ανατεθειμένα Δωμάτια
Για να δείτε σε μία εύχρηστη λίστα τις αναχωρήσεις ημέρας, μεταβείτε στο:
- Υποδοχή > Αναχωρήσεις
Εδώ θα δείτε μία λίστα με τις κρατήσεις που είναι να αναχωρήσουν σήμερα, με τις κρατήσεις που έχουν ήδη αναχωρήσει σήμερα, να δείτε εάν έχει γίνει το check-in, να προχωρήσετε σε πληρωμές, να κάνετε απευθείας το check out.
Σχετικό βίντεο με οδηγίες:
Για να δείτε τους inhouse επισκέπτες σας σε μία εύχρηστη λίστα, μεταβείτε στο
- Υποδοχή > Inhouse Επισκέπτες
Εδώ μπορείτε να δείτε:
- τους φιλοξενούμενους που έχετε αυτή τη στιγμή inhouse
- να μεταβείτε στις καρτέλες πελατών που βρίσκονται inhouse
- να κάνετε αναζήτηση βάση δωματίου
Την όλη καρτέλα μπορείτε να την εκτυπώσετε ή να την κάνετε download.
Σχετικό βίντεο οδηγιών:
Αν θέλετε να δείτε μία λίστα με τις αφίξεις ημέρας, μπορείτε να μεταβείτε στο
- Front Office > Arrivals / Υποδοχή > Αφίξεις.
- Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία φίλτρων για να δείτε τις κρατήσεις που περιμένετε ή τις κρατήσεις που έχουν κάνει ήδη check – in για την ημέρα.
- μπορείτε να εκτυπώσετε τη λίστα ή να την κάνετε export
- να κάνετε αναζήτηση με βάση το όνομα πελάτη
- να κάνετε απευθείας check in
Τέλος, ένας ακόμη τρόπος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δείτε τις αφίξεις ημέρας είναι μέσα από το πλάνο. Στα αριστερά σας θα δείτε 3 γραμμές – πατώντας τες, θα ανοίξει μία λίστα με τις αφίξεις που έχετε για σήμερα.
Ο νυχτερινός ελεγκτής, είναι μια λειτουργία την οποία μπορείτε να την ενεργοποιήσετε προαιρετικά. Με αυτή τη λειτουργία έχετε τις εξής σημαντικές δυνατότητες:
Για να τον ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε, ενημερώστε την ομάδα support του PMS
Για να προβείτε στη λειτουργία του, μεταβείτε στο Υποδοχή > Νυχτερινός Ελεγκτής – Κλείσιμο Ημέρας και ακολουθήστε τα βήματα.
Βίντεο με σχετικές οδηγίες τρόπου χειρισμού του Νυχτερινού ελεγκτή:
- επιτρέπει τη χρέωση διαμονής και φόρου διαμονής σε real-time (χωρίς night auditor, θα πρέπει να περνάτε στην καρτέλα χρεώσεων χειροκίνητα τις χρεώσεις).
- κάθε βράδυ θα μπορείτε να βλέπετε μια περίληψη της ημέρας, καθώς και να κάνετε διάφορες ενέργειες που δεν προλάβατε στο πλάνο. Για παράδειγμα, κάποιες κρατήσεις μπορεί να μην εμφανίστηκαν, ή μπορεί να ξεχάσατε να περάσετε το check in. Το night auditor θα σας δείξει ό,τι εκκρεμότητες έχετε, και μπορείτε να κάνετε τις ανάλογες κινήσεις.
- στην περίληψη της μέρας, θα μπορείτε να δείτε και τα έσοδα της ημέρας, καθώς και να εκτυπώσετε τις κινήσεις της επόμενης.
Για να τον ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε, ενημερώστε την ομάδα support του PMS
Για να προβείτε στη λειτουργία του, μεταβείτε στο Υποδοχή > Νυχτερινός Ελεγκτής – Κλείσιμο Ημέρας και ακολουθήστε τα βήματα.
Βίντεο με σχετικές οδηγίες τρόπου χειρισμού του Νυχτερινού ελεγκτή: Με το τελευταίο update, έχετε τη δυνατότητα να ελέγξετε/αλλάξετε τα στοιχεία χρήστη σας και ανάλογα την προσβασιμότητα σας, να διαχειριστείτε και το set-up καθώς και τους λοιπούς χρήστες.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ πάνω στα αρχικά του ονόματος χρήστη σας στα δεξιά της οθόνης σας και θα εμφανιστούν οι διαθέσιμες επιλογές.
Σημείωση: Σε περίπτωση που κάνετε κλικ σε κάποιο σημείο στο οποίο δεν έχει πρόσβαση ο χρήστη σας, θα εμφανιστεί error message (όπως φαίνεται και στο βίντεο παρακάτω)
Σχετικό βίντεο με οδηγίες:
Μπορείτε πλέον να κάνετε live chat με το support team του RoomRack, απευθείας μέσα από το σύστημα. Απλά κάνετε κλικ στο νέο εικονίδιο που βρίσκεται στο header:
Θα σας ανοίξει στο κάτω μέρος της οθόνης σας η εφαρμογή για chat, όπου την πρώτη φορά συνομιλία μας θα πρέπει να προσθέσετε τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας σας (τα στοιχεία αποθηκεύονται και δε θα σας ξαναζητηθούν).
Συνδέεστε απευθείας με το πρώτο διαθέσιμο μέλος του support.
Σε περίπτωση που είμαστε offline, μπορείτε και πάλι να μας στείλετε το μήνυμα σας, το οποίο θα έρθει απευθείας στο email μας και έτσι θα επικοινωνήσουμε με την πρώτη ευκαιρία.
Υπάρχουν 3 τρόποι να περάσετε χειροκίνητα μια νέα κράτηση.
- Μέσω του μενού (κρατησεις > νέα κράτηση)
- Μέσω του πλάνου με drag & drop
- Μέσω του πλάνου με το πάτημα ενός κουμπιού
Και οι 3 επιλογές οδηγούν στην ίδια φόρμα νέας κράτησης, η οποία έχει τις εξής επιλογές όπως φαίνεται και στην εικόνα:
❗Η πρώτη στήλη αφορά την κράτηση. Η δεύτερη στήλη τον πελάτη και στην τρίτη μπορείτε να βρείτε έξτρα πεδία.
Στην πρώτη στήλη περνάτε τις πληροφορίες που αφορούν την κράτηση, όπως τύπο δωματίου, αριθμό δωματίου, αριθμό ατόμων, τιμοκατάλογο, τιμή (μπορείτε να την αλλάξετε επιλέγοντας τα πεδία Room Price ή Price per Night). Μπορείτε να περάσετε στο σύνολο μια έκπτωση ή/και να περάσετε μια προκαταβολή.
Στη δεύτερη στήλη μπορείτε να περάσετε τις πρώτες πληροφορίες πελάτη όπως ονοματεπώνυμο, χώρα (πατώντας το εικονίδιο με το ματάκι μπορείτε να δείτε αν το συγκεκριμένο όνομα σας έχει ξανά επισκεφθεί). Αν θέλετε μπορείτε να συνδέσετε ταξ. γραφείο ή εταιρεία αν η τιμολόγηση πρέπει να γίνει σε ένα από αυτά. Επιπλέον μπορείτε να βάλετε σχετικές σημειώσεις και χαρακτηριστικά του δωματίου που έχει ζητήσει ο συγκεκριμένος πελάτης.
Τέλος στην τρίτη στήλη μπορείτε να προσθέσετε έξτρα πληροφορίες όπως πηγή, προέλευση, να αλλάξετε πολιτικές ή να προσθέσετε στοιχεία εξτρά χρεώσεων.
Μόλις είστε έτοιμοι, πατάτε Save & Complete.
Σχετικό βίντεο με οδηγίες:
Πως να κάνετε log in / είσοδο στο ξενοδοχειακό πρόγραμμα RoomRack PMS
Για να κάνετε είσοδο αρχικά συνδέεστε στο link, που σας έχει σταλεί μέσω email από την ομάδα support του RoomRack PMS, κατά την ολοκλήρωση set up του δικού σας καταλύματος. Πατώντας πάνω στον σύνδεσμο θα μεταβείτε στην εξής ιστοσελίδα :
Συμπληρώνετε τα στοιχεία σύνδεσης που σας έχουν αποσταλεί μέσω email. Αυτά όπως φαίνεται και στην εικόνα είναι :
- Password
Επιλέγετε την γλώσσα που θέλετε να χειρίζεστε το πρόγραμμα και πατάτε log in. Πλέον είστε συνδεδεμένοι.
Μέσα σε αυτή τη φόρμα είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν, όλες εκείνες οι πληροφορίες που είναι αναγκαίες, για να στηθεί το κατάλυμα και έπειτα να ενεργούνται όλες οι διεργασίες όπως δημιουργία κράτησης, τιμολόγηση, διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ κ.α. μέσω του προγράμματος RoomRack PMS.
Η φόρμα αποτελείται από 11 διαφορετικά φύλλα – καρτέλες προς συμπλήρωση. Η πρώτη καρτέλα έχει τα τηλέφωνα επικοινωνίας της ομάδας του RoomRack.
Πάμε να δούμε τι πρέπει να συμπληρωθεί σε κάθε καρτέλα:
- Καρτέλα Γενικές πληροφορίες
Εδω συμπληρώνονται τα βασικά στοιχεία καταλύματος όπως :
- Email του καταλύματος
- Τηλέφωνο επικοινωνίας
- URL/ Ιστοσελίδα καταλύματος
- Νομός
- Διεύθυνση
- Πόλη / Νησί / Χωριό
- Τ.Κ.:
- Αστέρια
- Ώρα Check – In
- Ώρα Check – Out
- Φόρος διαμονής (ποσό)
- Περίοδος λειτουργίας καταλύματος (εποχικότητα )
- Καρτέλα Πολιτικές
Εδώ συμπληρώνετε τις πολιτικές ακύρωσης και πληρωμής του καταλύματος σας: Πχ. Non refundable.
- Καρτέλα Διασυνδέσεις
Εδώ αναγράφετε με ποιο channel manager επιθυμείτε να γίνει διασύνδεση. Τι τύπος συνδεσιμότητας θα είναι (1-way ή 2-way), καθώς και αν γνωρίζετε τα στοιχεία σύνδεσης τα οποία θα είναι: API username, API password, HotelID. (Τα συγκεκριμένα στοιχεία τα ζητάει το κατάλυμα από το αντίστοιχο channel manager που θέλει να συνδεθεί ενημερώνοντας πως θέλει να γίνει η διασύνδεση με το RoomRack PMS.)
- Καρτέλα Board
Εδώ συμπληρώνετε τα γεύματα που μπορεί να παρέχει το κατάλυμα σας, καθώς επίσης για το πως θέλετε να προσμετρώνται σε συγκεκριμένο report. (Κατά την άφιξη, αναχώρηση ή και τα δύο).
- Καρτέλα Δωμάτια
Εδώ συμπληρώνετε όλες τις πληροφορίες των δωματίων. Αυτές είναι:
- Κατηγορία δωματίου
- Room Code όπως αυτός έχει δημιουργηθεί στη μηχανή κρατήσεων σας
- Αριθμός δωματίων που ανήκουν στον τύπο
- Αριθμοί / Ονόματα δωματίων
- Όροφοι δωματίων (αν κάποια δωμάτια είναι σε άλλο όροφο, περιγράψτε)
- Max Pax, Max Adults, Max Children
- Καρτέλα Παράμετροι Λογιστηρίου
Για αυτό το φύλλο, καλό θα είναι, να επικοινωνήσετε με τον λογιστή σας και να τον ενημερώσετε για όλες τις λογιστικές πληροφορίες που χρειαζόμαστε.
Αυτές είναι:
- Νόμιμο Όνομα, Επιχειρηματική Δραστηριότητα, Διεύθυνση, Πόλη, Χώρα, ΑΦΜ (με κωδικό χώρας), Εφορία, ΓΕΜΗ, Έξτρα Πληροφορίες (π.χ. ΜΗΤΕ)
- Κατηγορία Καταλύματος ( αναγράψτε μας σε ποιά λογιστική κατηγορία ανήκετε Β , Γ ή Βραχυχρονιας μίσθωσης )
- Τύπος Παραστατικού, Τελευταίος αριθμός + Σειρά
- Συνδέσεις TAXIS ειδικοί κωδικοί για αναζήτηση εταιριών μέσω ΑΦΜ (Όνομα Χρήστη, Κωδικός)
- Τραπεζικοί Λογαριασμοί
- Στοιχεία ΑΑΔΕ
- Δημοτικός φόρος και πώς πρέπει να εμφανίζεται πάνω στα παραστατικά.
- Καρτέλα Ισοζύγιο
Εδώ συμπληρώνετε τις παροχές – χρεώσεις προϊόντων που θέλετε να έχετε στο πρόγραμμα καθώς και όλους τους τρόπους πληρωμών που επιθυμείτε.
- Καρτέλα Τιμοκαταλογοι/ Rates
Αναγράφετε αν θέλετε, συγκεκριμένους τιμοκαταλόγους.
- Καρτέλα Housekeeping
- Καρτέλα Χρήστες
❗Έχετε τη δυνατότητα για λόγους διευκόλυνσης, να περάσετε εταιρείες και ταξιδιωτικά γραφεία με διάφορους τρόπους μέσα στο RoomRack Cloud PMS.
Τα υποχρεωτικά πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν για να αποθηκευτεί ένα προφίλ εταιρείας ή ταξ. γραφείου είναι: Χώρα ,Όνομα, ΑΦΜ.
Μέσω του πλάνου
Μπορείτε πολύ γρήγορα και σχεδόν αυτόματα να προσθέσετε στο σύστημα τις εταιρείες/ταξ. γραφεία με τα οποία συνεργάζεστε. Πατήστε το + σύμβολο στο πάνω μέρος της πλατφόρμας και στη συνέχεια έχετε τη δυνατότητα να κάνετε τη καταχώρηση από 2 σημεία.
Σημείο 1 – κάντε κλικ στην επιλογή ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΑΦΜ TaxisNet/ VIES.
Θα ανοίξει ένα αναδυόμενο παράθυρο στο οποίο δεν έχετε παρά να πληκτρολογήσετε τον ΑΦΜ της εταιρείας και στη συνέχεια κλικ στο ¨Αναζήτηση ΑΦΜ“.
Θα ανοίξει απευθείας ένα παράθυρο με τα στοιχεία της εταιρείας και θα μπορείτε να την αποθηκεύσετε ως ταξιδιωτικό γραφείο ή ως εταιρεία στο σύστημα.
Έτοιμοι!
Note: Για να λειτουργήσει η διαδικασία θα πρέπει να έχουμε συνδέσει στο σύστημα τους TaxisNet κωδικούς σας, τους οποίους μας συμπληρώνετε κατά το set up. Αν δεν το έχετε κάνει και επιθυμείτε να ενεργοποιηθεί, παρακαλούμε επικοινωνήστε με την ομάδα του support Room Rack PMS για να σας κατευθύνουμε.
Σημείο 2 – Κάντε κλικ σε μια από τις επιλογές που επιθυμείτε στο Νέο Προφίλ
Μέσω κράτησης
Καθώς περνάτε μια νέα κράτηση μπορείτε να συνδέσετε εκείνη την στιγμή ένα νέο προφίλ εταιρείας ή ταξ. γραφείου που αυτόματα θα συνδεθεί στους λογαριασμούς της συγκεκριμένης κράτησης.
Μπορείτε να συνδέσετε μια κράτηση με κάποια εταιρεία και στα 3 στάδια της:
- Κατά τη δημιουργία κράτησης,
- Κατά την επεξεργασία της,
- Κατά την έκδοση παραστατικών
1 – Κατά τη δημιουργία κράτησης
Στην καρτέλα που ανοίγει όταν δημιουργείτε μια νέα κράτηση, έχετε στη στήλη “Ανάθεση σε” τα εξής πεδία: COMPANY | TRAVEL AGENCY. Πατώντας + μπορείτε να κάνετε δημιουργία μιας νέας εταιρείας ή ταξιδιωτικού γραφείου επί τόπου, πατώντας το εικονίδιο με το ματάκι μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε ήδη περασμένες εταιρείες / ταξιδιωτικά γραφεία σας. Αυτόματα θα συνδέσετε τους λογαριασμούς του πελάτη με την εταιρεία και θα είστε έτοιμοι να εκτυπώσετε τιμολόγιο κατά την αναχώρησή του.
2 – Κατά την επεξεργασία κράτησης
Ενώ βρίσκεστε στο εσωτερικό μιας κράτησης, μπορείτε από το tab RESERVATIONS/ ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ να συνδέσετε κάποια εταιρεία / ταξιδιωτικό γραφείο.
3 – Κατά την έκδοση παραστατικών
Ενώ βρίσκεστε στην κράτηση, στο tab FOLIOS / ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ, μπορείτε να συνδέσετε μία εταιρεία ή ταξιδιωτικό γραφείο με μία κράτηση.
Πατώντας edit/ επεξεργασία, θα σας ανοίξει μία καρτέλα στα δεξιά στην οποία μπορείτε να ορίσετε που θα γίνει η τιμολόγηση. Επιλέγοντας τον πελάτη, θα εκδοθεί Απόδειξη Παροχής και επιλέγοντας εταιρεία / ταξιδιωτικό γραφείο θα εκδοθεί Τιμολόγιο Παροχής από προεπιλογή.
-
Μέσω του Τab Reservations
Για να προσθέσετε ταξιδιωτικά γραφεία/ εταιρείες, μεταβείτε στο Reservations > Companies / Travel Agencies.
Εδώ μπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά όλες τις εταιρείες/ ταξιδιωτικά γραφεία που έχετε καταχωρήσει στο σύστημα. Πατώντας ADD, μπορείτε να προσθέσετε μια καινούργια.
Το κλείσιμο ημέρας στο Room Rack Cloud PMS γίνεται μέσω του νυχτερινού ελεγκτή.
Κατά τη διάρκεια αυτού, πέφτουν οι χρεώσεις της νύχτας, γίνεται κλείσιμο βάρδιας και έναρξη νέας, δημιουργούνται σημαντικά για τη διαχείριση του ξενοδοχείου σας report ημέρας.
Υπάρχουν 2 τύποι νυχτερινού ελεγκτή:
- Χειροκίνητος (Manual)
- Αυτόματος ( Ενημερώστε για την ώρα που θέλετε να γίνεται το κλείσιμο ημέρας.)
Από προεπιλογή, κατά το set up του κάθε καταλύματος, ο νυχτερινός ελεγκτής τίθεται στο αυτόματο και το κλείσιμο ημέρας γίνεται στις 01:00 τα ξημερώματα για μεγαλύτερη ευκολία στη χρήση. Ωστόσο στην περίπτωση που επιθυμείτε κάτι διαφορετικό επικοινωνήστε με την ομάδα του support για να αλλαχθεί.
Προσοχή: Στο αυτόματο κλείσιμο ημέρας, το σύστημα δεν θα κάνει μόνο του τις κρατήσεις checked in, checked out ή θα εκδώσει παραστατικά. Αυτές οι ενέργειες γίνονται καθαρά από την υποδοχή του κάθε καταλύματος .
Για να δείτε τη διαδικασία που απαιτεί ο χειροκίνητος νυχτερινός ελεγκτής, κάντε κλικ εδώ για να μεταφερθείτε στη σχετική σελίδα οδηγιών.
Τι είναι το payment link;
To Payment link είναι μια online υπηρεσία αποδοχής πληρωμών. Μέσα από το PMS έχετε την δυνατότητα να στέλνετε το συγκεκριμένο link στους πελάτες σας μέσω sms, email ή μέσω και των δύο, ανάλογα φυσικά με αυτό που εξυπηρετεί καλύτερα το κατάλυμα σας. Λαμβάνοντας οι πελάτες σας τον συγκεκριμένο σύνδεσμο, μπορούν να μεταφερθούν εύκολα και γρήγορα μέσα σε ασφαλές περιβάλλον τράπεζας και από εκεί να πληρώσουν το ποσό της κράτησης που έχουν χρεωθεί.Πως μπορώ να ενεργοποιήσω την συγκεκριμένη υπηρεσία;
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αποστολή payment links αρχικά πρέπει να επικοινωνήσετε με το τραπεζικό ίδρυμα που επιθυμείτε και συνεργάζεστε και να δημιουργήσετε Εμπορικό Λογαριασμό (Merchant Account). (Συνεργαζόμενες Τράπεζες: Eurobank, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank).
Από εκεί ζητήστε κωδικούς για e- commerce και σύμβαση Redirect για χρήση με την εταιρεία Abouthotelier (RoomRack Pms Hospitality System). Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, το τραπεζικό σας ίδρυμα θα σας αποστείλει ένα Username και ένα Password, τα οποία τα προωθείτε σε εμάς για να προχωρήσουμε την διαδικασία ενεργοποίησης μέσα στο PMS . Για περισσότερες πληροφορίες και καθοδήγηση μπορείτε να επικοινωνήσετε με το λογιστήριο της εταιρείας μας στα τηλέφωνα : 2103000919 / 2102209824.
Αφού έχει ολοκληρωθεί η ενεργοποίηση της συγκεκριμένης υπηρεσίας, μπορείτε να μεταβείτε στο:
Και να θέσετε τους όρους χρήσης που επιθυμείτε να εμφανίζονται, καθώς και τί ισχύει σχετικά με τις επιστροφές / ακυρώσεις πληρωμών. Πατήστε Αποθήκευση και είστε έτοιμοι να στείλετε τα payment links που επιθυμείτε.
Πώς να στείλω Payment link μέσα απο το RoomRack PMS;
Για να δημιουργήσετε και να αποστείλετε payment link σε κάποιον πελάτη:
α) Μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας μέσα στη συγκεκριμένη κράτηση του πελάτη
Οδηγίες:
1.Πατάτε διπλό αριστερό κλίκ πάνω στην κράτηση που επιθυμείτε για να εισέλθετε μέσα σε αυτή
2.Μεταβαίνετε στην καρτέλα “Πληρωμές”
3.Από εκεί επιλέγετε την επιλογή:
4.Σας ανοίγει μία νέα καρτέλα στην οποία πρέπει να επιλέξετε τα folios της κράτησης για τα οποία θέλετε να στείλετε την χρέωση προς πληρωμή (o πελάτης αφού είστε μέσα στην κράτηση του, έρχεται από προεπιλογή).
5.Έπειτα επιλέγετε σε πόσες μέρες θα λήξει το συγκεκριμένο payment link, το τραπεζικό ίδρυμα που συνεργάζεστε και στις πληροφορίες χρήστη, τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αποσταλεί το συγκεκριμένο link (sms, email).
Σημείωση: Για χρήση sms πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί και αυτό το πακέτο και να υπάρχει στη σύμβαση σας.
6.Τέλος συμπληρώνετε κάθε πότε θέλετε να αποστέλλεται υπενθύμιση στον πελάτη σας για το payment link και πατάτε:
Σχετικό βίντεο:
β) Από το Διαχείριση > Payment links
Οδηγίες:
- Επιλέγετε από το πλάνο σας Διαχείριση / Manage και πατάτε Payment Links
- Μέσα από εδώ έχετε την δυνατότητα να βρείτε με βάση και τα φίλτρα που υπάρχουν όλα τα payment links που έχετε δημιουργήσει καθώς και να φτιάξετε νέο πατώντας:
Από εδώ και έπειτα η διαδικασία είναι η ίδια όπως την δείξαμε και παραπάνω, με τη μόνη διαφορά πως πρέπει να επιλέξετε και την κράτηση πελάτη που επιθυμείτε.
Πως ακυρώνω κράτηση;
Για να ακυρώσετε κάποια κράτηση, απαραίτητη προϋπόθεση είναι, να μην υπάρχουν χρεώσεις νυκτών και πληρωμές μέσα σε κάποιο Folio/Λογαριασμό της κράτησης που επιθυμείτε να ακυρωθεί. Σε περίπτωση που υπάρχουν, το σύστημα δεν θα σας αφήσει να κάνετε τέτοιου είδους ενέργειες. Για να ακυρωθεί, πρέπει να τις αφαιρέσετε πρώτα. Αν φυσικά δυσκολεύεστε με την διαδικασία, επικοινωνήστε με την ομάδα του Support.
Τα βήματα που ακολουθείτε είναι:
1. Δεξί κλικ πάνω στη κράτηση
2. Κλικάρετε πάνω στον κάδο
3. Σας εμφανίζεται ένα pop up παράθυρο που σας ρωτάει αν είστε σίγουροι για την ακύρωση
4. Επιλέγετε το ΝΑΙ
5. Σας εμφανίζεται μια καρτέλα που σας ρωτάει αν θα γίνει δωρεάν ακύρωση ή θα χρεώσετε cancellation fees στον πελάτη
6. Στην περίπτωση που η ακύρωση είναι δωρεάν επιλέγετε “Δωρεάν Ακύρωση” και “Ακύρωση Κράτησης”
7. Στην περίπτωση που θα χρεώσετε cancellation fees στον πελάτη επιλέγετε “Χρέωση Ποινής”, πληκτρολογείτε το ποσό που θα χρεώσετε και πατάτε “Ακύρωση Κράτησης”. Συνεχίζετε με την έκδοση παραστατικών δημιουργώντας την πληρωμή και κλείσιμο του λογαριασμού, πατώντας τη ταμειακή.
8. Και στις δύο εκδοχές η διαθεσιμότητα σας για το συγκεκριμένο δωμάτιο ανοίγει και πάει και πέφτει η συγκεκριμένη κράτηση στο Πλάνο Ακυρώσεων.
Ακολουθούν βίντεο με οδηγίες και για τις δύο εκδοχές:
Τι είναι ?
Το Dashboard ή αλλιώς Ταμπλό είναι το σημείο που μπορείτε να έχετε μια γρήγορη και ολοκληρωμένη εικόνα σχετικά με την διαχείριση του καταλύματος σας.
Τι επιλογές υπάρχουν?
Μέσα από αυτή την καρτέλα έχετε διάφορες δυνατότητες που μπορείτε να επιλέξετε και να εμφανίσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Θα βρείτε τα φίλτρα του Dashboard πάνω αριστερά στη σελίδα στο “Επιλογές Dashboard“
Επιλέγετε τί θέλετε να παρακολουθείτε τικάροντας το και πατάτε “Ανανέωση Σελίδας”.
Οι επιλογές είναι :
- Σημερινή Επισκόπηση
- Επισκόπηση
- Κρατήσεις
- Τύπος Δωματίου – Διαθεσιμότητα
- Δραστηριότητα Κρατήσεων
- Forecast
- Δραστηριότητα Ομάδας
- Ανάλυση Τομέων Αγοράς
- Ανάλυση Πληρότητας
- Multi Calendar
- Data Coverage
- Daily Statistics
- Κρατήσεις Καναλιών
- Δραστηριότητα Κριτικών
![](https://helpdesk.devabouthotelier.com/wp-content/uploads/2024/05/Screenshot_103.png")
- Events
Μπορείτε να μετακινήσετε στη θέση που σας βολεύει το κάθε φίλτρο.
Ακολουθεί βίντεο:
Επιλέγοντας από τα φίλτρα τη “Σημερινή Επισκόπηση” μπορείτε να δείτε μία γρήγορη εικόνα της σημερινής ημέρας συγκεντρωτικά. Πατώντας επάνω σε κάποια από τις πληροφορίες μπορείτε να μεταβείτε στο ανάλογο Report – Αναφορά.
Ακολουθεί βίντεο :
Μέσα σε αυτό το widget “Κρατήσεις” μπορείτε να παρακολουθήσετε τις κρατήσεις του καταλύματος σας.
- Αφίξεις
- Αναχωρήσεις
- Inhouse
- Ακυρώσεις
Μπορείτε να αλλάξετε ημέρα επιλέγοντας νέα ημερομηνία από το ημερολόγιο αλλά και να δείτε σύντομα τα αποτελέσματα για το Σήμερα – Αύριο – Μεθαύριο.
Επιπλέον έχετε την δυνατότητα να τσεκάρετε την κατάσταση της κάθε κράτησης ( confirmed – unconfirmed ) και τί ενέργειες πιθανά έχουν γίνει ( check in / check out) . Σε περίπτωση που επιθυμείτε μπορείτε να πατήσετε το check in μέσα από εδώ.
Πατώντας τον εκτυπωτή πάνω σε κάθε κράτηση μπορείτε να εκτυπώσετε το registration card.
Ακολουθεί βίντεο:
Ενεργοποιώντας το widget “Τύπος Δωματίου – Διαθεσιμότητα είστε σε θέση να δείτε βάσει των κατηγοριών δωματίων, τί διαθεσιμότητα υπάρχει σε κάθε τύπο.
Υπάρχει ημερολόγιο που μπορείτε να θέσετε όποια ημερομηνία επιθυμείτε και βλέπετε την διαθεσιμότητα σας για διάρκεια μιας εβδομάδας.
Ακολουθεί βίντεο:
Επιλέγοντας το widget Επισκόπηση μπορείτε να ελέγξετε τα στατιστικά σας για μία ολόκληρη εβδομάδα και να τα συγκρίνετε από όποια ημέρα επιθυμείτε βάζοντας συγκεκριμένη ημερομηνία στο ημερολόγιο.
Μέσα σε αυτό το widget έχετε την δυνατότητα να παρακολουθήσετε ποσοστιαία % αποτελέσματα – στατιστικά σχετικά με :
- Tην πληρότητα του καταλύματος
- Tιμές (μέση ημ. τιμή, υψηλότερη -μέση – χαμηλότερη τιμή)
- Αφίξεις – Αναχωρήσεις
- Έσοδα βάσει Διανυκτερεύσεων / Έσοδα βάσει Παραστατικών
Ακολουθεί βίντεο :
Μέσα από εδώ “Δραστηριότητα Κρατήσεων“ μπορείτε να κάνετε έναν έλεγχο όσον αφορά την προέλευση των κρατήσεων σας κυρίως, είτε είναι online είτε είναι offline.
Θα δείτε πως υπάρχουν οι εξής επιλογές :
- Τελευταίες Κρατήσεις
- Channel Manager (εμφανίζονται οι κρατήσεις που έχουν δημιουργηθεί online και έχουν φτάσει μέσω διασύνδεσης στο PMS)
- Brand (εμφανίζονται μόνο οι κρατήσεις που έχουν δημιουργηθεί στη μηχανή κρατήσεων σας)
- Offline (PMS)
Υπάρχει ημερολόγιο που μπορείτε να θέσετε συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών και να ελέγξετε τις κρατήσεις που δημιουργήθηκαν εκείνο το χρονικό διάστημα. Ενω σας δίνετε και η δυνατότητα να επιλέξετε να δείτε τις κρατήσεις που έχουν δημιουργηθεί την σημερινή ημέρα, αύριο, μέσα σε διάστημα 7 ημερών.
Στην κάθε κράτηση μπορείτε να διακρίνετε
- Τις βασικές της πληροφορίες
- Την πηγή προέλευσης
- Την ημερομηνία άφιξης – αναχώρησης
- Το συνολικό ποσό χρέωσης διανυκτέρευσης του δωματίου
Πατώντας τον εκτυπωτή μπορείτε να εκτυπώσετε την συγκεκριμένη αναφορά.
Ακολουθεί βίντεο:
Επιλέγοντας στο dashboard την εμφάνιση του widget “Ανάλυση τομέων αγοράς“ έχετε την δυνατότητα να ελέγξετε τί κρατήσεις είχατε στο κατάλυμα σας από :
- Κανάλια
- Εταιρείες / Ταξιδιωτικά Γραφεία
- Συνδυασμό αυτών των δύο
- Χώρες
Επιπλέον ενημερώνεστε για το κέρδος που είχατε από το καθένα καθώς αναγράφεται το Average Daily Rate, ποσά extras, ποσό κέρδους συνολικά.
Από προεπιλογή εμφανίζονται αποτελέσματα για το διάστημα του τωρινού έτους, ωστόσο μπορείτε να κάνετε τις δικές σας επιλογές από το ημερολόγιο που υπάρχει και να θέσετε κάτι διαφορετικό.
Σε περίπτωση που επιθυμείτε μπορείτε να αποθηκεύσετε τα συγκεκριμένα δεδομένα σε μια από τις υπάρχουσες μορφές.
Ακολουθεί βίντεο:
Επιλέγοντας στο dashboard το widget “Data Coverage” στην ουσία λαμβάνετε γνώση για την ποσοστιαία % καταγραφή δεδομένων μέσα στις κρατήσεις σας.
Πιο συγκεκριμένα εμφανίζονται αποτελέσματα για δεδομένα όπως:
- Πόλη
- Χώρα
- Τηλέφωνο
- Εταιρεία
- Ταξιδιωτικό Γραφείο
Με γαλάζιο χρώμα εμφανίζεται σε οριζόντια γραμμή (ράβδο) το δεδομένο το οποίο υπερτερεί και έχει συμπληρωθεί περισσότερο μέσα στις κρατήσεις. Όλα τα υπόλοιπα δεδομένα θα έχουν κόκκινο χρώμα.
Στα “Καθημερινά στατιστικά“ ενημερώνεστε για όλα τα απαραίτητα δεδομένα της ημέρας.
Οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτό το widget είναι :
- Σύνολο Φυσικών Δωματίων
- Εκτός λειτουργίας
- Μη Ανατεθ. Δωμάτια
- Overbooking
- Διαθέσιμα Φυσικά Δωμάτια
- Συνολικά Reserved Δωμάτια
- Διαθέσιμα Δωμάτια
- Πληρότητα %
- Events
- Ενήλικοι In-House
- Παιδιά In-House
- Άτομα In-House
- Δωμάτια προς Άφιξη
- Άτομα προς Άφιξη
- Δωμάτια προς Αναχώρηση
- Άτομα προς Αναχώρηση
- Ακυρωμένα Δωμάτια
Από προεπιλογή εμφανίζονται στοιχεία για την σημερινή ημερομηνία και βλέπετε δεδομένα έως και εφτά μέρες μπροστά. Φυσικά μπορείτε να αλλάξετε ημερομηνία απο το ημερολόγιο.
Επιπλέον μπορείτε να μεταβείτε στο report “Daily statistics” πατώντας Μεταφορά στη σελίδα αναφοράς.
Ακολουθεί βίντεο:
Στο widget “Events” μπορείτε γρήγορα και εύκολα να ενημερωθείτε απο την αρχική καρτέλα Dashboard για όλες τις εκδηλώσεις που έχουν προγραμματιστεί στο κατάλυμα σας.
Από το ημερολόγιο μπορείτε να αλλάξετε ημερομηνία και να θέσετε κάτι διαφορετικό.
Δείτε πως να περάσετε νέο Event εδώ.
Επιλέγοντας το συγκεκριμένο widget “Κρατήσεις Καναλιών“ είστε σε θέση να ενημερώνεστε για την προέλευση των κρατήσεων σας.
Στην ουσία βλέπετε ένα γράφημα στηλών το οποίο εμφανίζει ανά 7 ημέρες ή ανά 30 ημέρες, τις πηγές από τις οποίες έχουν δημιουργηθεί οι κρατήσεις του καταλύματος σας.
Στο κάτω μέρος του γραφήματος επεξηγούνται τα χρώματα τα οποία έχουν τεθεί για την κάθε πηγή. Στην καρτέλα “Πηγή” εμφανίζονται συγκεντρωτικά όλες οι πηγές που θα μπορούσε να έχει δημιουργηθεί κάποια κράτηση.
Επιλέγοντας το “Προέλευση” σας εμφανίζει τις πηγές μόνο που για το χρονικό διάστημα που έχει επιλεχθεί υπάρχουν από εκεί κρατήσεις.
Πατώντας πάνω σε κάποια από αυτές τις πηγές μπορείτε να την αφαιρέσετε ή και να την προσθέσετε ως επιλογή στο γράφημα.
Ακολουθεί βίντεο:
Στο συγκεκριμένο widget “Ανάλυση Πληρότητας” θα δείτε μέσα απο γράφημα την πληρότητα ή εναλλάσσοντας απο το ανάλογο πεδίο τη διαθεσιμότητα του καταλύματος σας, σύμφωνα και με τους τύπους δωματίων που έχετε.
Μπορείτε να δείτε τα αποτελέσματα για μια ολόκληρη εβδομάδα και υπάρχει ημερολόγιο για να θέσετε εσείς συγκεκριμένη ημερομηνία που επιιθυμείτε.
Κάθε τύπος δωματίου έχει τεθεί με ένα διαφορετικό χρώμα το οποίο επεξηγείται στο κάτω μέρος του widget όπως φαίνεται και στο screenshot παραπάνω. Σε περίπτωση που επιθυμείτε κάτι διαφορετικό στα χρώματα επικοινωνήστε με την ομάδα support του RoomRack PMS.
Ακολουθεί βίντεο :
Μπορείτε πλέον να παρακολουθείτε τις υποχρεώσεις ημέρας/ εβδομάδας/ μήνα/ έτους απευθείας από την αρχική σας σελίδα.
Το multicalendar, βρίσκεται πλέον στις επιλογές dashboard, και μπορείτε όπως και με κάθε άλλο widget, να το μετακινήσετε στη θέση που σας βολεύει.
- Τι μπορείτε να δείτε στο multi calendar?
Στο ημερολόγιο μπορείτε να δείτε τις εξής πληροφορίες:
- Tasks
- Events
- Pending Payments
- Ημερομηνία λήξης δωρεάν ακύρωσης online κρατήσεων
Στο widget, κάνοντας hover με το ποντίκι σας πάνω από τη σημερινή ημερομηνία, μπορείτε εύκολα να δείτε τι σας περιμένει η σημερινή ημέρα.
Στο widget “Δραστηριότητα ομάδας“ μπορείτε γρήγορα και εύκολα να ενημερωθείτε για όλες τις κινήσεις των διάφορων χρηστών που έχετε συνδεδεμένους μέσα στο Room Rack Cloud PMS.
Τα αποτελέσματα εμφανίζονται για την σημερινή ημέρα, ωστόσο μπορείτε να εναλλαχθείτε πατώντας το “Δείτε περισσότερα” και να επιλέξετε εσείς για ποια ημέρα θα δείτε κινήσεις.
Ακολουθεί βίντεο
Επιλέγοντας το widget “Forecast“ να εμφανιστεί στο Dashboard, είστε σε θέση να παρακολουθείτε ποσοστιαία % τα ελεύθερα και κατειλημμένα δωμάτια που έχετε για συγκεκριμένη χρονική περίοδο που έχετε θέσει.
Υπάρχει ημερολόγιο για να θέσετε οποιοδήποτε χρονικό διάστημα επιθυμείτε, ενώ από το φίλτρο που υπάρχει μπορείτε να επιλέξετε να εμφανιστούν αποτελέσματα για:
- Τον επόμενο μήνα
- 3 επόμενους μήνες
- Επόμενο έτος
Σε αυτό το εργαλείο στην ουσία παρακολουθείτε ένα γράφημα (πίτας), το οποίο απορρέει απο την πληρότητα που υπάρχει, βάση των δεδομένων που έχουν επιλεχθεί απο εσάς για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και ενημερώνεστε για:
- Κρατήσεις + Blocked rooms
- Διανυκτερεύσεις
- Μέση ημερήσια τιμή / Average Daily Rate
- Έσοδα νυχτών
Σε περίπτωση που επιθυμείτε, μπορείτε να εκτυπώσετε τα δεδομένα αυτά ή να τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας στην ανάλογη μορφή που θέλετε.
Ακολουθεί βίντεο:
Έχετε τη δυνατότητα να προσθέτετε σημειώσεις για τα report μέσα από την ίδια την κράτηση. Συγκεκριμένα, μπορείτε να το κάνετε:
- κατά την δημιουργία καινούργιας κράτησης
- κατά την επεξεργασία της
- μέσα από το πλάνο
Η σημείωση σας θα μεταφερθεί απευθείας στο housekeeping report “Αναφορά Ανάθεσης Καθηκόντων“.
Καινούργια κράτηση:
- Κλικ στο κουμπί + Προσθήκη σημείωσης
- Επιλογή “Σχόλιο για housekeeping”
- Προσθήκη σημείωσης
Επεξεργασία κράτησης:
- Δεξί κλικ – Ενέργειες – Πήγαινε στην κράτηση
- Tab “ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ”
- Εύρεση των σημειώσεων και προσθήκη νέας
Από το πλάνο:
- Δεξί κλικ πάνω στην κράτηση
- Σημειώσεις – Νέα σημείωση
Για να προσθέσετε καθήκοντα, θα πάτε στο
- 1) Ρυθμίσεις > 2) Housekeeping > 3) Καθήκοντα Καθαριοτήτων
στη συνέχεια θα πατήσετε 4) “+ Προσθήκη“
5) Στη νέα καρτέλα που θα σας ανοίξει, θα τικάρετε ενεργό και υπηρεσία καθαριότητας.
Στον κωδικό εργασίας θα βάλετε τί κωδικό θέλετε να έχει το καθήκον ( για παράδειγμα: Αλλαγή πετσέτας = ΑΠ). Τέλος στο πεδίο εργασία θα γράψετε στα αγγλικά και στα ελληνικά ολογράφως το καθήκον, καθώς θα εμφανίζεται στην επεξήγηση του τελικού report.
Αφού πατήσετε “αποθήκευση“, θα ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Ωστόσο με την αποθήκευση και πατώντας το μολυβάκι για επεξεργασία του καθήκοντος που μόλις περάσατε θα εμφανιστούν δύο νέα πεδία.
Το ένα θα εμφανίζει τις “κατηγορίες δωματίων”, όπου θα μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες κατηγορίες δωματίων να εμφανίζεται η κάθε εργασία. Κάτω θα εμφανιστεί το πεδίο “Κατηγορίες Προϊόντων”, όπου μπορείτε να ενώσετε το καθήκον με κάποιο προϊόν.
Αν θέλετε το καθήκον να εφαρμόζεται σε όλες τις περιπτώσεις, αφήνετε τα πάντα κενά.
Το τελικό αποτέλεσμα ιδανικά θα είναι κάπως έτσι:
Θα μεταβείτε στο
- Housekeeping > Αναλυτική αναφορά καθαριοτήτων
Εδώ μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα ή πολλαπλά δωμάτια από το check-box και στη συνέχεια θα κάνετε κλικ στο DND.
Τι σημαίνει αυτό για το πλάνο καθαριοτήτων;
Αν χρησιμοποιείτε το “Αναφορά Ανάθεσης Καθηκόντων“, θα μπορείτε να δείτε ξεκάθαρα τα δωμάτια που είναι σε DND.
Για να περάσετε στο σύστημα τα ονόματα των οροφοκόμων, θα μεταβείτε στο:
- 1) Ρυθμίσεις > 2) Housekeeping > 3) Οικονόμοι
εδώ πατώντας 4) “Προσθήκη” μπορείτε να περάσετε τα ανάλογα στοιχεία. Αφού συμπληρώσετε αυτά που χρειάζεστε πατάτε 5) “Αποθήκευση“
⚫ Μπορείτε να βλέπετε τα ονόματα των οροφοκόμων στο ανάλογο report Housekeeping ( Αναφορά ανάθεσης καθηκόντων) και να τους αναθέτετε τις εργασίες ημέρας.
Για να εκτυπώσετε το πλάνο, και να το δώσετε στο προσωπικό σας, μεταβείτε στο
Μπορείτε να εκτυπώσετε το πλάνο το οποίο περιλαμβάνει τα καθήκοντα που είναι να γίνουν την κάθε μέρα, με την κωδικοποίηση που ορίστηκαν κατά το set up, πατώντας αυτό το κουμπί 
. Στο κάτω μέρος της εκτύπωσης φυσικά, το προσωπικό θα μπορεί να δει τις ανάλογες επεξηγήσεις.
- Housekeeping > Αναφορά Πλάνου Καθαριοτήτων
Μπορείτε να εκτυπώσετε το πλάνο το οποίο περιλαμβάνει τα καθήκοντα που είναι να γίνουν την κάθε μέρα, με την κωδικοποίηση που ορίστηκαν κατά το set up, πατώντας αυτό το κουμπί . Στο κάτω μέρος της εκτύπωσης φυσικά, το προσωπικό θα μπορεί να δει τις ανάλογες επεξηγήσεις.
Στο Housekeeping > Assign Tasks Report μπορείτε να δείτε το ανανεωμένο report για τις οροφοκόμους.
Τι μπορείτε να δείτε σε αυτό;
- Εμφανίζονται όλα τα δωμάτια, ώστε να μπορείτε να ορίσετε task ακόμα και σε αυτά που δε διαμένει κάποιος guest
- Τα task εμφανίζονται αυτόματα σύμφωνα με τις ρυθμίσεις που μας έχετε ζητήσει κατά το setup, μπορείτε όμως να προσθέσετε απευθείας και νέα κάνοντας κλικ στο πράσινο
. - Βλέπετε ξεκάθαρα αν είναι η ημέρα άφιξης/αναχώρησης του πελάτη, ή αν βρίσκεται inhouse
- Βλέπετε τα Do Not Disturb δωμάτια
- Μπορείτε να προσθέσετε έξτρα σημειώσεις
- Έχετε τη δυνατότητα να κάνετε ανάθεση καθηκόντων στην κάθε οροφοκόμο, επιλέγοντας τα δωμάτια που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουμπί “ΑΝΑΘΕΣΗ”
Για να ορίσετε το πλάνο, θα μεταβείτε στο
- 1) Ρυθμίσεις > 2) Housekeeping > 3) Πλάνο καθαριοτήτων
Σε αυτή τη καρτέλα θα υπάρχει το εξής πλάνο:
το οποίο μεταφράζεται ως εξής:
- Όπου Φ = Άφιξη
- Όπου Ν = Αναχώρηση
Βλέπουμε λοιπόν μια γραφική παράσταση όπου ο κάθετος άξονας απευθύνεται στις νύχτες (διαμονή κρατήσεων) και ο οριζόντιος άξονας μας δείχνει τις ημέρες που θα θέσουμε τη συχνότητα με την οποία θα γίνεται η κάθε εργασία .
Τα άδεια κελιά που δεν έχουν κάποια εργασία πάνω τους εμφανίζονται με ρόζ χρώμα. Όταν θέσετε εργασίες / εργασία καθαριότητας σε κάποια ημέρα τότε θα αλλάξει χρώμα το κελί αυτό και θα γίνει γαλάζιο και θα εμφανιστεί ο κωδικός της εργασίας που έχει επιλεχθεί.
Στην πρώτη μέρα βλέπουμε παντού το Φ. Το αφήνουμε όπως είναι, εκτός αν υπάρχει μια ρουτίνα κατά την κάθε άφιξη, την οποία μπορείτε να θέσετε πατώντας πάνω σε κάθε κελί Φ και να προσθέσετε τα ανάλογα καθήκοντα που έχετε περάσει στο σύστημα. ( δείτε τις οδηγίες πώς να δημιουργήσετε καθήκοντα – εργασίες καθαριότητας κάνοντας κλικ εδώ).
Στη συνέχεια, με τον ίδιο τρόπο, κάνετε κλικ στο κελί της κάθε ημέρας και προσθέτετε τα καθήκοντα που είναι να πραγματοποιηθούν.
Για παράδειγμα αν θέλουμε ανά δύο ημέρες να γίνεται Αλλαγή Πετσετών (ΑΠ) η εικόνα θα εμφανίζεται κάπως έτσι:
Αν θέλουμε ανά τρείς ημέρες να θέσουμε κάποια εργασία θα εμφανίζεται κάπως έτσι: (πχ. ΑΣ (Αλλαγή Σεντονιών)
Σε συνδυασμό το πλάνο, αυτών των δύο εργασιών θα εμφανίζεται έτσι :
