Με το Room Rack Cloud PMS, η διαδικασία πληρωμής και τιμολόγησης γίνεται πιο εύκολη από ποτέ.

Με διπλό αριστερό κλικ εισέρχεστε στην κράτηση που σας ενδιαφέρει, έπειτα επιλέγετε την καρτέλα “Λογαριασμοί”.  Μέσα σε αυτή τη καρτέλα βλέπετε 2 βασικά folios: 1) Nights και 2) Acc. Tax, μέσα στα οποία γίνονται όλες οι ενέργειες της τιμολόγησης. Φυσικά αν επιθυμείτε μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο folio – λογαριασμό.

Τι είναι τα folios;

Η ακριβής μετάφραση του “folio” είναι “σελίδα”. Στην ουσία λοιπόν πρόκειται για σελίδες λογαριασμών που θα εκτυπωθούν σε χωριστά έντυπα – παραστατικά.
Εφόσον πλέον είναι υποχρεωτικό από το νόμο να εκδίδεται με ξεχωριστό παραστατικό η είσπραξή του φόρου διαμονής, έχουμε ήδη διαχωρίσει τον λογαριασμό φόρου διαμονής με τον λογαριασμό διαμονής.

Όσον αφορά τα έξτρα, εδώ η έκδοσή των παραστατικών τους βασίζεται στις δικές σας προτιμήσεις. Έχετε την επιλογή να τα προσθέσετε στο folio Nights, και να εκδώσετε ένα συνολικό παραστατικό που να περιλαμβάνει τα έξτρα και τη διαμονή, ή μπορείτε να δημιουργήσετε νέο folio extras και να έχετε ένα νέο φύλλο – παραστατικό. Η επιλογή βασίζεται στις ανάγκες της κράτησης: για παράδειγμα, μια χρέωση για extra bed μπορεί να τοποθετηθεί στο folio Nights εφόσον η έκδοση παραστατικού δεν “επείγει”και μπορεί να δοθεί στο τέλος της διαμονής. Αν όμως θέλετε να χρεώσετε για παράδειγμα κάποια μεταφορά, και προτιμάτε να δώσετε την απόδειξη παροχής υπηρεσιών απευθείας μετά την ολοκλήρωση της παροχής της, μπορείτε να ανοίξετε το νέο folio και να έχετε ελευθερία στον χρόνο έκδοσης – δε χρειάζεται να ολοκληρωθεί η διάρκεια διαμονής για την έκδοση της.

Πώς να κάνω μια πληρωμή;

Κάντε πληρωμή και έκδοση παραστατικού με 2 βήματα:

1) Βλέποντας λοιπόν τα 2 βασικά folio, έχοντας κάνει το check in στην ώρα του, μπορείτε να δείτε και τις χρεώσεις να έχουν πέσει αυτόματα στο κάθε ένα από αυτά.
Προσοχή: Σε περίπτωση που δεν κάνατε για τον οποιοδήποτε λόγο το check in στην ώρα του, θα πρέπει να ρίξετε τις χρεώσεις “χειροκίνητα” μέσα στη κράτηση, πατώντας Γρήγορη Προσθήκη Νυκτών.

2) Στη συνέχεια, για το κάθε folio χωριστά, επιλέξτε Προσθήκη Πληρωμής και στην καρτέλα που θα σας ανοίξει επιλέξτε τρόπο πληρωμής.

Σε περίπτωση που δε σας πληρώσει ο πελάτης ολόκληρο το ποσό, αλλά σας δώσει αρχικά κάποια προκαταβολή ή σας ενημερώσει πως θέλει να πληρώσει με διαφορετικούς τρόπους, π.χ. την μισή διαμονή με μετρητά και την υπόλοιπη με κάρτα, τότε πληκτρολογείστε το ποσό που δεχθήκατε επιλέγοντας το άλλο ποσό και θέστε τους διαφορετικούς τρόπους που δεχτήκατε τα χρήματα. Αν σας πληρώσει το συνολικό ποσό τότε μπορείτε να πατήσετε Δημιουργία Πληρωμής και να ολοκληρώσετε τη διαδικασία επιτυχώς.

Για να ολοκληρώσετε την διαδικασία και να εκδώσετε παραστατικά, πατήστε στο εικονίδιο με την ταμειακή μηχανή που υπάρχει στο κάθε folio. Ανάλογα με το φόλιο που είστε θα βγεί και το αναλογο παραστατικό.

Ωστόσο ακόμα και σε περίπτωση λάθους, μπορείτε να κάνετε ακύρωση παραστατικού και επανέκδοση. Δείτε τα βήματα κάνοντας κλικ εδώ.

Σχετικό βίντεο με οδηγίες (με χειροκίνητη προσθήκη χρεώσεων)