Για να περάσετε στο σύστημα μία κράτηση Group, μεταβείτε στο

• Κρατήσεις > Groups > Νέα Ομαδική Κράτηση

Βήμα 1:
Το πρώτο tab είναι το SUMMARY. Εδώ θα βρείτε τη φόρμα συμπλήρωσης βασικών στοιχείων, της ομαδικής κράτησης. Μπορείτε να δείτε σε αυτή 3 τμήματα:

1. Πληροφορίες Group
2. Room Block Summary
3. Τύποι Δωματίων και Τιμές

—————————————————————————————————————–

Στις πληροφορίες group μπορείτε : να περάσετε όνομα group, να συνδέσετε κάποια εταιρεία/ταξ. γραφείο, να περάσετε τα στοιχεία υπευθύνου κ.α.

Τα υποχρεωτικά πεδία * είναι τα: ΟΝΟΜΑ GROUP, ΚΩΔΙΚΟΣ GROUP (δημιουργείται αυτόματα από το σύστημα αφού περάσετε όνομα group), ΕΠΩΝΥΜΟ ΥΠΕΥΘ. GROUP.

Για να περάσετε όνομα ενός νέου group η διαδικασία είναι να  πατήσετε στο + στα αριστερά του πλαισίου και στο πεδίο ΟΝΟΜΑ GROUP θα πληκτρολογείσετε αυτό το οποίο θέλετε να εμφανίζεται στο πλάνο. Στη συνέχεια θα πατήσετε Προσθήκη νέου Group και είστε έτοιμοι.

Στο Room Block Summary μπορείτε :

• να επιλέξετε ημερομηνίες check in – check out
• να επιλέξετε hold status*, πηγή
• να πληκτρολογήσετε σημειώσεις κράτησης

Στο Τύποι Δωματιών και Τιμές μπορείτε να επιλέξετε:

• τους τύπους δωματίων σας
• τον αριθμό δωματίων που θέλετε να κρατήσετε από τον κάθε τύπο
• rate / τιμοκατάλογο
• την τιμή για κάθε τύπο.

Hold Status: Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε status επιβεβαιωμένης και μη επιβεβαιωμένης κράτησης. Όταν επιλέξετε μη επιβεβαιωμένη θα ανοίξει ένα νέο πεδίο, στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε μία ημερομηνία. Τη συγκεκριμένη ημερομηνία αυτόματα θα ελευθερωθούν όλα τα δωμάτια εφόσον δεν έχετε αλλάξει το status της κράτησης σε επιβεβαιωμένη.

Excel κρατήσεις: Εδώ μπορείτε να κάνετε import ένα excel με τις κρατήσεις σας. Η μόνη προϋπόθεση είναι να κάνετε download  και να συμπληρώσετε το πρότυπο excel που θα δείτε μόλις πατήσετε το κουμπί “Κατεβάστε Πρότυπο Excel” . Σε αυτό, μπορείτε να κάνετε copy-paste τα δεδομένα από το excel που σας έχει στείλει το ταξ. γραφείο, προσέχοντας να κάνετε αντιστοίχηση με τις στήλες μας και έπειτα να πατήσετε Browse για να το αναζητήσετε και να το ανεβάσετε με τις προσθήκες σας.

Βήμα 2:
Αφού πατήσετε “Επόμενο” στο βήμα 1, θα μεταφερθείτε στο tab ROOM BLOCK DETAILS. Εδώ μπορείτε να ελέγξετε περαιτέρω την πληρότητα του group. Αυτόματα το σύστημα σας έχει φέρει τις επιλογές σας από το summary. Βλέπετε λοιπόν τους τύπους δωματίων και τη διαθεσιμότητα που έχετε στο PMS. Μόλις πατήσετε “Επόμενο” τότε θα δημιουργηθούν οι κρατήσεις στο πλάνο και θα κλείσει η διαθεσιμότητά σας.

Μπορείτε να σταματήσετε εδώ: Η διαθεσιμότητά σας έχει ενημερωθεί και μπορείτε να πατήσετε x και να συνεχίσετε τη διαδικασία αφού έχετε στα χέρια σας τη λίστα ονομάτων φιλοξενουμένων. Για να το επεξεργαστείτε όταν έχετε τα ονόματα πελατών, βρείτε το, στο Κρατήσεις > Groups > Διαχείριση Groups.

Βήμα 3:
ROOMING LIST. Εδώ μπορείτε να περάσετε τη λίστα φιλοξενούμενων σας. Αυτόματα το σύστημα έχει φέρει όλα τα δωμάτια και τις ημερομηνίες που έχετε επιλέξει. Κάνοντας κλικ στο Pending guest, μπορείτε να περάσετε τα στοιχεία των φιλοξενουμένων ανά δωμάτιο. Πατώντας στο dropdown στα δωμάτια, μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένα δωμάτια στη κατηγορία που έχετε θέσει. Αφήνοντας το στο “Αυτόματη Ανάθεση”, αφήνετε το σύστημα να βάλει την κράτηση σε όποιο δωμάτιο του τύπου υπάρχει διαθεσιμότητα. Σε περίπτωση που θέλετε παραπάνω ασφάλεια στις κινήσεις σας, μπορείτε να κλειδώσετε τις επιλογές σας ενεργοποιώντας το λουκετάκι που βρίσκεται εδώ μέσα.

Βήμα 4:
Στο τελευταίο βήμα ορίζετε τους κανόνες πληρωμής. Στο ROOTING BILLING θα βρείτε τα route instructions. Από default υπάρχει ένα route instruction το οποίο περιλαμβάνει όλες τις χρεώσεις και ανήκει στο group. Αυτό σημαίνει ότι οι χρεώσεις όλων των δωματίων συνοψίζονται και αποθηκεύονται σε μία συγκεντρωτική κατηγορία η οποία είναι υπό το όνομα του group.

Μπορείτε να δημιουργήσετε νέο route instruction απο εδώ  στο οποίο να ορίσετε έξτρα χρεώσεις – χρεώσεις parking για παράδειγμα – και να δηλώσετε αν θέλετε να το χρεωθεί το group στο συγκεντρωτικό του λογαριασμό ή αν θέλετε να το χρεωθούν συγκεκριμένα δωμάτια. Τέλος, μπορείτε να ορίσετε αν επιθυμείτε οι έξτρα χρεώσεις να πέσουν μία φορά ή καθημερινά.

Για να ολοκληρώσετε με το group πατήστε “Ολοκλήρωση”.

Ακολουθεί βίντεο οδηγιών για γκρουπ με μεταγενέστερη προσθήκη guest και συγκεντρωτική τιμολόγηση.